Sản phẩm
mới

Bán
chạy nhất

Order Management: Tối ưu quy trình quản lý đơn hàng ngành Print-On-Demand

30 Tháng mười, 2024 Thời gian đọc 17 phút
Order Management

Tính năng Order Management trên hệ thống của Sellerwix giúp kết nối giữa các nhà bán hàng (POD merchants / Sellers) và các nhà in (Print-providers / Suppliers) lớn nhất thị trường để đa dạng hoá danh mục sản phẩm, linh hoạt tuỳ chọn nhà in phù hợp với ngân sách và mục tiêu kinh doanh của nhà bán hàng.

1. Get Order

Get Order là chức năng giúp người dùng Get Order về hệ thống theo thời gian mong muốn.

Vào mục Order và chọn Get Order

Order Management

Chọn cửa hàng mà bạn cần lấy order về.

Order Management

Trong Sellerwix, việc sử dụng lấy đơn hàng thủ công (get order manual) có thể thực hiện theo 2 cách chính:

Cách 1: Lấy Đơn Hàng Thủ Công Theo Khoảng Thời Gian (Range)

  • Khi sử dụng: Lấy đơn hàng trong một khoảng thời gian cụ thể.
  • Mục đích: Phù hợp để quản lý đơn hàng hàng loạt, phân tích xu hướng, hoặc cập nhật đơn theo ngày, tuần, tháng.

Mặc định điền tự động các trường :

  • Select Store: Chọn cửa hàng cần Get order về.
  • Select status: Chọn trạng thái của order cần Get về (nên chọn tất cả).
  • Last Updated Date after, Last Updated Date before: Khoảng thời gian muốn Get order.
  • Marketplaces: Chọn marketplace muốn Get order về (có thể chọn tất cả).

Bấm vào nút Get, các order được lấy về sẽ nằm ở mục Order.

Order Management

Cách 2: Lấy Đơn Hàng Thủ Công Theo Order ID

  • Khi sử dụng: Lấy một đơn hàng cụ thể theo ID.
  • Mục đích: Xử lý sự cố, xác minh đơn hàng hoặc kiểm tra chi tiết một đơn hàng cụ thể.

Điền vào thanh search Order ID :

  • Order ID: Mã order cụ thể.

Bấm vào nút Get, các order được lấy về sẽ nằm ở mục Order.

Order Management

2. Cách Đưa Order Vào Hệ Thống Bằng Import

Bước 1: Click icon Setting tại góc phải màn hình

– Chọn Import Order

Order Management

Bước 2: Đưa File CSV lên hệ thống:

  • Tải lên File CSV chứa thông tin Order (có thể sử dụng file CSV được xuất ra từ eBay, Etsy, Amazon hoặc các marketplace khác). 
  • Chọn cửa hàng mà bạn muốn nhập order về.
  • Chọn Template để tiến hành import file CSV.
  • Có thể sắp xếp và nối các trường thông tin mặc định của file cho phù hợp với tiêu chí cá nhân
Order Management

Hệ thống sẽ hiển thị các tiêu đề mặc định để map các cột thông tin của đơn hàng theo store. Chọn template có sẵn để các trường cần thiết tự động điều chỉnh. Sau đó, bấm “Import”.

Bạn có thể tạo template riêng để nhập dữ liệu mà không cần dùng template có sẵn. Kéo các trường từ tệp CSV vào các trường tương ứng trên hệ thống, rồi bấm “Import”.

Đặt tên cho template và click Save.

⚠️ Lưu ý:  Khi nhập đơn hàng lần đầu, bạn có thể tạo template riêng. Các lần nhập sau, chỉ cần chọn template đã tạo, hệ thống sẽ tự động điền các trường đúng như đã thiết lập mà không cần điều chỉnh lại.

Order Management
Order Management

3. Filter Order Và Cách Lưu Filter Order

Bước 1: Vào mục Order 

Bạn có thể tìm kiếm Name, Shipping Name, Shipping Phone

Order Management

Bước 2: Chọn Filter. Click vào nút [+], sau đó chọn giá trị mà bạn cần lọc để tìm ra order đó.

Order Management

Bước 3: Sau khi bạn bấm Apply

Order Management

và bấm chọn Search

Order Management

Bước 4: Để lọc ra được các trường cần tìm, bấm button Search

Bạn chọn [+]  để Custom Filter, một hộp thoại mới sẽ mở ra để lưu lại những filter đã lọc

Order Management

Bước 5: Nhập thông tin vào các trường, sau đó chọn Create để lưu lại Filter

  • Name: Tên của Filter
  • Description: Mô tả của Filter
  • Default: Để người dùng sử dụng khi muốn hiển thị sẵn Filter đã lưu trên màn hình và có thể tắt button đó để ẩn đi các Preset Filter ít khi sử dụng. Đối với các Filter đã ẩn đi, người dùng có thể search ở nút có “3 dấu chấm” Search the Filter bên góc phải màn hình.
Order Management
Order Management

Bước 6: Sau khi đã thực hiện các bước trên, các bộ lọc order sẽ hiển thị như hình ảnh dưới.

Order Management

Ngoài ra, bấm Edit để thay đổi tên Filter và add thêm giá trị tìm kiếm

Order Management

4. Các Trạng Thái Order Và Cách Tiến Hành Fulfill Order

Sau khi bạn đã bắt đầu đưa orders về hệ thống, bạn cần xem lại trạng thái của những orders đó để hoàn thiện thông tin nếu cần. Các order sau khi được Get về hoặc Import vào hệ thống thì có thể có các trạng thái mà bạn cần chú ý sau đây:

4.1. Out Of System

Đây là trạng thái của order khi được Get về hệ thống nhưng Product đó không được tạo ra từ hệ thống. Bạn cần get Product về để có thông tin fulfill order:

Order Management

Cách 1:  Bấm để mở chi tiết order ở button góc trái order. 

Sau đó, có thể Get Product Manual bằng cách click vào biểu tượng Get product.

Order Management
Order Management

Cách 2:  Vào mục Stores, ở cột Scheduling, click vào biểu tượng Schedule Auto Get Orders

Sau đó kiểm tra mục Auto Get Products để đảm bảo Products được get tự động về hệ thống.

Order Management

4.2. Missing Supplier

Trạng thái này xảy ra khi bạn chưa chọn nhà cung cấp cho order. Để fulfill order bạn cần chọn đầy đủ thông tin của phôi in.

  • Bước 1:  Click vào biểu tượng giỏ hàng để cập nhật.
Order Management

Bước 2: Sau đó chọn các trường thông tin như Supplier, CategoryProduct và có thể thay đổi Shipping Method nếu bạn không muốn chọn phương thức shipping mặc định.

Order Management

Bước 3: Cập nhật thêm các thông tin về Size, Color, Print Area, … và click Save để hoàn thành bước chọn nhà cung cấp.

Order Management

Tính năng “Only at this time”

  • Khi tính năng này được bật, Supplier và Design chỉ được setting cho order đó, các order cùng SKU khác sẽ không đồng bộ theo.
  • Khi tắt tính năng này, Supplier và Design được add cho SKU này rồi sẽ được lưu lại. Trong những lần sau, bạn không cần phải chọn lại Design và Supplier nữa, vì hệ thống đã nhận diện được Design và Supplier mà người dùng fulfill trước đó.

Sau khi hoàn thành việc cập nhật thông tin, bao gồm upload design cho sản phẩm, trạng thái đơn hàng sẽ được cập nhật thành “Available” như hình dưới:

Order Management

4.3. Missing Fields

Khi order ở trạng thái Missing Fields có nghĩa là order đó đang bị thiếu thông tin bắt buộc

Có thể thay đổi trạng thái này bằng cách thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Kiểm tra trạng thái Product và sau đó click vào biểu tượng cây bút để Edit Shipping Address.

Order Management

⚠️Lưu ý: Tính năng Duplicate Order có thể được áp dụng với tất cả Orders.

Bước 2: Tiến hành bổ sung thông tin vào các trường bị thiếu thông tin (các trường này sẽ được tô đỏ).

Bước 3: Chọn biểu tượng Update ở cuối hộp thoại để hoàn thành việc bổ sung thông tin. 

Order Management

4.4. Varying Shipping

Trạng thái này xảy ra khi 1 order có 2 items cùng được fulfill trên 1 Supplier, nhưng 2 Shipping Method lại khác nhau

Order Management

Có thể click vào biểu tượng Supplier được tô đỏ trong hình để cập nhật Shipping Method giống nhau cho các items.

Order Management

4.5.Error

Trạng thái này xảy ra khi order bị các lỗi như địa chỉ không chính xác, design không đúng dimension… Tùy theo lỗi được thông báo, có thể tiến hành Edit Shipping Address, chỉnh sửa thông tin cho phù hợp.

Hover vào logo của Supplier để biết thêm thông tin chi tiết.

Order Management
Order Management

4.6. Available

Đây là trạng thái thể hiện order đã đảm bảo các yêu cầu và sẵn sàng được fulfill. 

Order Management

4.7. FulFill

Khi Order đã đảm bảo các yêu cầu và sẵn sàng được fulfill (Order ở trạng thái Available). 

Lúc này, có thể click checkbox các order và click vào button Fulfill, sau đó xác nhận để fulfill.

Order Management

Xác nhận fulfill trên hộp thoại xuất hiện sau khi click Fulfill.

Order Management

Các order sẽ có trạng thái Processing trong một khoảng thời gian ngắn sau khi xác nhận fulfill.

Order Management

4.8. Order Fulfill Thành công

Order được sản xuất xong và có tracking hợp lệ, được update lên store

Order Management

4.9. Canceled

Trạng thái này xảy ra khi Order đã được cancel thành công trên hệ thống. 

Người dùng có thể tiến hành Duplicate order này để chỉnh sửa và tiếp tục fulfill.

Order Management

4.10. On Hold

Đây là trạng thái diễn ra khi các Suppliers có tốc độ xử lí đơn chậm hơn bình thường. Trong trường hợp này, Sellerwix sẽ chủ động theo dõi các trạng thái của order trên Supplier thay cho người dùng và thông báo lại cho người dùng nếu có lỗi xảy ra.

Order Management

4.11. Pending

Pending là trạng thái của Order khi người dùng đã xác định order đúng địa chỉ và đã tick vào check box I make sure that all information has been checked and verified by customer, tuy nhiên Supplier vẫn báo lỗi sai địa chỉ khi Fulfill. 

Trong trường hợp này, Sellerwix sẽ chủ động monitor trạng thái của order trên Supplier thay cho người dùng và thông báo lại cho người dùng nếu có lỗi xảy ra.

Order Management

4.12. Customized Info

Đối với sản phẩm personalize của Amazon, bạn có thể click vào biểu tượng Customize Info để xem thông tin của personalize order item này. 

Order Management
Order Management

Các order Custom sau khi được get về hệ thống, bạn có thể tùy chọn thêm/xóa items bằng cách click vào các biểu tượng như dưới đây:

Order Management

⚠️ Lưu ý: Trong mỗi Parent Item (Item cha) phải tồn tại ít nhất một Child Item (item con).  Không thể xóa toàn bộ Child Item của một Parent Item. 

4.13. Xoá Item trong một Order

Bước 1: Nhân bản order có item cần xóa bằng cách bấm vào nút Duplicate trong cột Action.

Bước 2: Click vào nút Delete để xóa những Item cần được xóa.

Order Management
Order Management

⚠️ Lưu ý: Để đảm bảo đúng thông tin order được Get về từ các Store hoặc được Import từ file CSV, hệ thống chỉ thực hiện xóa order item của order được duplicate ra từ order gốc.

5. Tracking Order

1.Theo Dõi Và Manual Get Tracking

Các order sau khi fulfill sẽ được hệ thống tự động đồng bộ Tracking từ Supplier về hệ thống. Trường hợp muốn Get Tracking cho order bằng tay, click biểu tượng Get Tracking

Các order đã fulfill thành công sẽ được Supplier cập nhật Tracking. Lúc này, các order sẽ hiển thị trạng thái như sau:

Order Management
Order Management

2. Manual Tracking

Trong trường hợp order có Tracking mới mà Supplier chưa kịp cập nhật, hoặc người dùng muốn add tracking cho order được fulfill từ Supplier ngoài hệ thống, có thể sử dụng tính năng Manual Tracking.

Bước 1: Click vào biểu tượng Manual Tracking:

Order Management

Bước 2: Cập nhật các thông tin Tracking cho order.

Order Management

3. Highlight New Tracking And View Tracking History

Có thể xem lại những thay đổi về Tracking của order với tính năng Tracking History

Order Management
Order Management

6. Kiểm Tra Lại Design Trên Vùng In

1.Các Bước Kiểm Tra Design Trên Vùng In

Bước 1: 

Click vào icon + của supplier

Order Management

Bước 2: 

Chọn Supplier, Category, Product, Color, Size và upload Design

Order Management

Bước 3: Sau khi chọn xong các thông tin của phôi sản phẩm, bên dưới hình phôi sản phẩm sẽ có nút Preview Design màu xanh.

Order Management
Order Management

⚠️ Lưu ý: Hiện tại, Sellerwix hỗ trợ chức năng này đối với các supplier: Gearment, CustomCat. 

Với các sản phẩm có Template chính thức cho Design hệ thống sẽ hỗ trợ Preview Design. Với các sản phẩm không có template từ Supplier sẽ không hiển thị button Preview Design. 

Bạn có thể liên hệ với Customer Support để được bổ sung thêm các sản phẩm ở các Supplier mà chưa có template. 

7. Export Order

Hệ thống sẽ Export các order đã có trên hệ thống

Bước 1: Tại Order Management, click Icon 

Bước 2: Chọn Export

Order Management

Bước 3: 

  • Tại đây, chọn khoảng thời gian mà bạn muốn Export order. 
  • Những trường bên phải là những trường sẽ được Export. 
  • Những trường ở cột bên trái sẽ là những trường không export. 
  • Nếu trường nào không muốn export có thể kéo qua cột bên trái (và ngược lại).
Order Management

Bước 4: Chọn Export

Order Management

Bước 5: Click vào History, chọn Import/ Export. Bạn chỉ cần chọn Download để tải về file Export.

⚠️ Lưu ý: Các order khi import nên để Purchase date, nếu không order đó sẽ không thể Export.

Order Management

8. Upload Design

Hệ thống có icon Floating Upload Icon

1/ Mô tả: Chức năng này cho phép người dùng tải lên và theo dõi tiến trình tải file từ bất kỳ trang nào trên Sellerwix thông qua biểu tượng tải lên nổi, luôn hiển thị trên màn hình.

2/ Mục đích

  • Giúp người dùng dễ dàng quản lý tiến trình tải lên file mà không cần phải rời khỏi trang đang làm việc.
  • Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng bằng cách giảm thời gian kiểm tra tiến trình tải lên.

 

3/ Lợi ích:

  • Trải nghiệm mượt mà: Người dùng có thể dễ dàng quản lý tiến trình tải lên mà không cần rời khỏi trang hiện tại.
  • Giảm thiểu lỗi: Theo dõi chi tiết trạng thái tải lên giúp người dùng phát hiện và xử lý lỗi nhanh chóng.
  • Tối ưu hóa thời gian: Tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép tải lên hàng loạt và kiểm tra trạng thái ngay trên giao diện chính.

Các Tính năng Chính:

  • Hiển thị tiến trình tải lên: Biểu tượng nổi sẽ hiển thị trạng thái tải lên của từng file, bao gồm số lượng file đang tải lên, đã hoàn thành, hoặc không tải được.
  • Kiểm tra trạng thái tải lên: Người dùng có thể dễ dàng xem chi tiết về file đang tải lên, dung lượng file, và trạng thái hoàn thành (đã hoàn thành, lỗi, hoặc đang xử lý)
  • Quản lý file theo nhóm: Các file được phân loại theo các danh mục như Product, Order, Design Task, và Files.
  • Direct link: Click vào tên file, hệ thống sẽ đưa người dùng về vị trí upload của file trước đó
Order Management
Order Management

Vui lòng liên hệ với đội ngũ Sellerwix trong trường hợp cần được hỗ trợ về vấn đề kết nối và kinh doanh Print On Demand cùng Sellerwix tại: business@sellerwix.com hoặc support@sellerwix.com.

Mong rằng Quý Khách hàng sẽ có những trải nghiệm tốt trong quá trình sử dụng dịch vụ của Sellerwix.

TẠI SAO BẠN NÊN SỬ DỤNG FULFILL POD TIKTOK TRÊN SELLERWIX?

sellerwix delivery at scale

Hơn 1.000 người bán đang sử dụng Sellerwix với hơn 1 triệu đơn vị đã bán ra.

Tìm hiểu thêm về các dịch vụ và hệ thống của Sellerwix, hoặc bạn có thể truy cập chuyên mục Câu hỏi thường gặp (FAQs) của chúng tôi.

Hãy tìm hiểu thêm về Cách chọn gói dịch vụ Sellerwix phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

ƯU ĐÃI KHÔNG GIỚI HẠN - CHIA SẺ NGAY HÔM NAY!

Đặt lịch để được tư vấn cùng đội ngũ chuyên gia của Sellerwix hoàn toàn miễn phí tại:

https://meetings.hubspot.com/lam-nguyen6

Để khám phá thêm các bài viết của Sellerwix, hãy đón xem chuyên mục Sellerwix Blog của chúng tôi.

Sellerwix là đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ tích hợp toàn diện cho các nhà bán hàng (sellers) trong thị trường POD với mục tiêu hỗ trợ các nhà bán (sellers) tăng trưởng doanh thu, quản lý rủi ro và phát triển bền vững.

Liên hệ với chúng tôi tại business@sellerwix.com hoặc support@sellerwix.com để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!

Chia sẻ bài viết này

Nâng cấp đa phương tiện cho doanh nghiệp Print-on-demand cùng chúng tôi

Nhu Giap
Marketing Executive
Xin chào! Bên cạnh niềm đam mê với ngành tiếp thị và lĩnh vực Thương mại điện tử (e-Commerce), mình còn yêu thích việc đổi mới sáng tạo, cập nhật những xu hướng văn hoá luôn biến chuyển mỗi ngày, và cả việc viết lách. Hãy kết nối cùng mình nhé!

Bài viết liên quan

Walmart RFID yêu cầu các nhà cung cấp gắn thẻ RFID cho một số sản phẩm nhất định vào năm 2022, mở rộng các yêu cầu này vào tháng 9 năm 2023 và phải tuân thủ đầy đủ vào tháng 2 năm 2024.

User Management hỗ trợ khách hàng trong việc quy định và phân quyền truy cập khu vực dữ liệu cho các thành viên trong đội ngũ kinh doanh, Sellerwix đã phát triển tính năng phân quyền vai trò cho những người dùng trong cùng một tài khoản ở mức độ chuyên môn hóa cao hơn.

Quảng cáo TikTok Shop là một tính năng cho phép bạn tạo quảng cáo video bán hàng trên TikTok Shop. Điều này có nghĩa là người xem có thể xem qua các sản phẩm trực tiếp từ quảng cáo video của bạn mà không cần rời khỏi ứng dụng.

Bạn đang tìm kiếm gì nào?